4 Основные приемы работы в EXCEL

Определение 6.  EXCEL - это универсальное программное средство, предназначенное для электронной обработки данных.

Данные в EXCEL хранятся в рабочих книгах.

Определение 7.Рабочая книга ( WorkBook ) - это универсальный аналог картотеки.

Подобно карточкам картотеки, рабочая книга включает в себя отдельные листы ( Sheets ). В зависимости от назначения листы рабочей книги могут быть различных типов. Например, для ввода данных в рабочую книгу, с целью их хранения и дальнейшей обработки, используются рабочие листы ( WorkSheet ).

Определение 8. Рабочий лист ( WorkSheet ) - это электронный аналог таблицы, у которой можно выделить отдельные столбцы и строки, на пересечении которых образуются клетки.

Столбцы рабочего листа именуются  буквами, а строки - цифрами (рис 3.4)

Пересечение столбца и строки рабочего листа образует ячейку ( CELL ). Например, столбец А и строка 1 образуют ячейку с адресом  А1 (рис 3.4.).

Замечание: Русские буквы в обозначении столбцов использовать нельзя.

Определение 9. Ячейка - это электронный аналог одной клетки таблицы.

В каждую ячейку может быть записано число, текст или формула. Запись формулы должна начинаться со знака=.

Программные средства EXCEL позволяют обрабатывать содержимое не только отдельных ячеек, но также и диапазонов (блоков) ячеек.

Определение 10. Блоком ячеек (RANGE) называется совокупность смежных ячеек, образующих прямоугольную область.

Адрес блока ячеек состоит из адреса верхней левой ячейки блока и адреса правой нижней ячейки блока, разделенных знаком :

На рис 4.1 показан блок ячеек с адресом В2: D 4.

рис 4.1.

Перед выполнением многих операций с такими данными, как ввод, копирование и другими, необходимо выделять (селектировать) ячейки, содержащие эти данные.

Селекция ячейки это выбор ячейки, с которой будет работать пользователь или программные средства EXCEL.

Для селекции ячейки необходимо:

1. Установить курсор на требуемую ячейку;

2. Щелкнуть левой клавишей мыши.

Визуально селекция сопровождается появлением рамки вокруг ячейки, в нижнем правом углу которой имеется маленький квадрат - маркер заполнения (File handle), см. рис.3.4 (ячейка А1).

Селекция блока ячеек - это выбор блока ячеек, с которым будет работать пользователь или программные средства EXCEL.

Для селекции блока ячеек необходимо:

1. Установить курсор на левую верхнюю ячейку блока;

2. Нажать левую клавишу мыши;

3. Удерживая левую клавишу мыши нажатой, переместить курсор на правую нижнюю ячейку блока.

Визуально селекция блока ячеек сопровождается появлением вокруг блока ячеек рамки, в нижнем правом углу которой находится маркер заполнения. Кроме того, селекция блока ячеек сопровождается изменением цвета всех ячеек блока, кроме верхней левой. Селектированный блок ячеек показан на рис.4.1.

Для ввода в ячейку числа, текста или формулы необходимо:

1.  Селектировать ячейку;

2.  Набрать вводимое данное на клавиатуре;

3.  Нажать клавишу ENTER.

Напомним, что ввод формулы в ячейку должен начинаться с набора знака=. Вводимая формула отображается в строке формул.

Копирование формул является мощным средством автоматизации вычислений в EXCEL. Оно позволяет распространить влияние формулы с первой ячейки некоторого блока ячеек на остальные ячейки этого блока. При этом автоматически происходит индексация адресов ячеек, содержащих аргументы копируемых формул.

Для копирования формулы необходимо:

1.  Селектировать первую ячейку блока, содержащую формулу;

2.  Установить курсор на маркер заполнения (маленький квадрат в правом нижнем углу ячейки). При этом курсор должен принять вид крестика, т.е. + (рис.4.2).

3.Нажать левую клавишу мыши и, удерживая ее, переместить курсор к последней ячейке блока.

Если при копировании формулы требуется фиксация адресов некоторых ячеек или составляющих частей этих адресов, то для этой цели используется знак  $, например,

$ C 6  - фиксируется столбец С;

C $6  - фиксируется строка    6;

$ C $6 - фиксируется ячейка  С6.

Фиксация адреса ячейки происходит также при присвоении ячейке имени (см. п.4.6)

рис 4.2.

Для повышения наглядности процесса обработки данных целесообразно окружать ячейки и блоки ячеек границами (рамками).

Для установки границ вокруг ячеек или блоков ячеек необходимо:

1.  Селектировать ячейку или блок ячеек;

2.  Навести курсор на стрелку правее кнопки “границы” и щелкнуть левой клавишей мыши (см. рис. 4.3);

3.  Выбрать курсором из набора возможных видов границ - обрамление по всем границам ячейки (последний вид границ в наборе) и щелкнуть левой клавишей мыши. Блок ячеек, окруженный рамками, показан на рис.4.3.